DDT digitale: cos'è il documento di trasporto e come si compila

La legge di bilancio 2018 (l. 27 dicembre 2017, n. 205), ai commi 411-415 dell'articolo 1, prevede che l'esecuzione (ossia i documenti di trasporto, gli stati di avanzamento lavori e gli altri documenti utilizzati nella fase di svolgimento dell'obbligazione) degli acquisti di beni e servizi della pubblica amministrazione (PA) devono essere effettuate in forma elettronica. A tal fine, saranno adottati appositi regolamenti volti a disciplinare le modalità tecniche e le date di entrata in vigore dell’obbligo di invio in forma elettronica della predetta documentazione.
Il processo legislativo è già cominciato con l’implementazione del NSO e la norma vigente sugli ordini elettronici per gli Enti della Sanità pubblica, quindi si attende che il Legislatore estenda l’obbligatorietà della gestione elettronica anche ad altri settori della pubblica amministrazione o anche al processo di esecuzione (DDT).
L’Emilia-Romagna ha accelerato il processo normativo relativo alla PA, con l’istituzione dell’Agenzia per lo sviluppo dei mercati telematici della Regione, Intercent-ER, adottando il formato digitale dei DDT (oltre che di fatture e ordini, come nel resto del territorio nazionale).
L’operatore economico che vuole intrattenere rapporti con un Ente pubblico dell’Emilia-Romagna deve dotarsi degli strumenti necessari per inviare DDT digitali ai propri clienti, secondo lo standard Peppol: un editor per la compilazione online, oppure un servizio web da integrare col proprio gestionale; un Access Point abilitato all’invio dei DDT in formato Peppol ed alla ricezione delle notifiche di acknowledgement. Nel resto d’Italia il DDT digitale è obbligatorio solo in sostituzione di una mancata emissione del DDT cartaceo che accompagna fisicamente la merce, e deve essere emesso e trasmesso telematicamente il giorno stesso della partenza della merce.
In dogana è obbligatorio il documento di trasporto elettronico (ETD- Electronic Transport Document) in sostituzione della procedure aeree e marittime previste dal Regolamento delegato transitorio UE 34/2016.
Per poter emettere l’ETD le compagnie aeree e marittime nazionali devono presentare apposita domanda attraverso il Customs Decisions System – CDS all’Ufficio doganale della Direzione Centrale. L’ufficio, effettuati i dovuti controlli, rilascerà l’autorizzazione all’emissione di ETD.

Qualsiasi documento amministrativo, se disponibile in forma digitale e strutturata, può rappresentare un anello fondamentale per una gestione completamente elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari-civilistici. Oltre a fatture elettroniche ed ordini elettronici, ormai oggetto di norme specifiche di adozione, si pensi ai vantaggi di poter disporre delle note spese del personale in forma digitale, che possano entrare in processi di acquisizione e contabilizzazione informatici. Oppure la sottoscrizione di contratti digitali potrebbe avvenire a distanza, tramite apposizione di firme elettroniche.
Se il DDT è digitale, la modalità di trasmissione potrebbe prevedere l'invio cartaceo del DDT che accompagna la merce, integrato da un flusso dati in parallelo. In questo contesto fornitore e cliente si accordano per attivare un dialogo – in formato elettronico strutturato – parallelo al flusso fisico delle merci, che può essere comunque accompagnato da un Documento di Trasporto cartaceo. I benefici conseguibili derivano sia dalla maggior efficienza ed efficacia ottenibili sul processo (ottimizzazione delle operazioni di logistica in ingresso, grazie alla disponibilità di informazioni in anticipo sulla consegna fisica) sia dal superiore controllo sul processo stesso (grazie al monitoraggio tempestivo delle principali fasi, come, per esempio, l'avvenuta consegna) se effettuato da un software di business intelligence.
Gli archivi cartacei vengono sostituiti dalla Conservazione Digitale dei messaggi scambiati nel flusso informativo parallelo alla consegna fisica della merce. In questo scenario è possibile anche impiegare device mobili – tablet, smartphone o palmari – per raccogliere elettronicamente eventuali conferme di avvenuta consegna o di presa in carico della merce.

Il Documento di trasporto viene emesso almeno in duplice esemplare (uno per il cedente e uno per il cessionario) e in forma libera, ossia senza vincoli di forma, di dimensioni o di tracciato.
Una procedura per così dire “artigianale” per produrre DDT digitali, consiste nel predisporre un PDF, riportandone gli estremi in fattura elettronica. Una copia cartacea potrebbe essere consegnata al trasportatore; il file dovrebbe essere invece inviato via PEC al cessionario entro la mezzanotte del giorno di consegna, conseguendo la certezza della ricezione (in sostituzione della firma analogica del cessionario). La fattura inviata al Sistema di Interscambio (SdI) dovrebbe avere allegato il PDF, che dovrebbe poi andare in conservazione insieme alla fattura (attenzione, perché i sistemi di conservazione gratuiti non lo garantiscono).
In ambito europeo, invece, è stato fatto uno sforzo per standardizzare la gestione digitale di un gran numero di documenti amministrativi, allo scopo di assicurare una piena interoperabilità anche in ambito internazionale. A questo proposito, lo standard Peppol rappresenta un riferimento autorevole e di sicura prospettiva.

OpenPeppol è un’associazione promossa dalla Commissione Europea, composta da entità governative e realtà internazionali dei settori pubblico e privato di una quarantina di nazioni europee ed extra-europee. Peppol è l’insieme dell’infrastruttura di rete e delle specifiche dei documenti standard dei processi aziendali (BIS, Business Interoperability Specifications), su cui si poggiano la fatturazione elettronica europea, la gestione degli ordini elettronici tramite NSO, i documenti di trasporto e un’altra dozzina di documenti amministrativi digitali.
La Peppol Authority italiana è AgID.
Le specifiche Peppol del DDT digitale sono definite nel Documento di Trasporto PEPPOL 3.1.

Affinché il documento sia valido fiscalmente, il DDT deve contenere obbligatoriamente i seguenti elementi, ai sensi dell’articolo 1 del DPR n. 472/96:

• Data e numero di emissione;
• Generalità dei soggetti: Speditore/Mittente, Consegnatario/Destinatario e, se il trasporto è affidato a terzi, il Vettore;
• Descrizione della spedizione e dei beni.

Per compilare un DDT digitale secondo lo standard Peppol, conviene dotarsi di uno strumento informatico che abbia le seguenti caratteristiche:

• Assicurare che siano indicati gli elementi obbligatori, come il Cedente e il Cessionario;
• Dare la possibilità di aggiungere gli elementi facoltativi, come il Trasportatore;
• Essere integrato con la fatturazione elettronica, per poter riportare facilmente in fattura gli estremi del DDT;
• Consentire l’invio del DDT al cessionario via PEC;
• Assicurare la conservazione a norma dei DDT digitali prodotti.