Il passaggio dalla fatturazione cartacea a quella elettronica è stato avviato nel mese di giugno del 2014, con l’obbligo di emissione del documento fiscale secondo le nuove modalità, per le fatture intestate ad una Pubblica amministrazione.
L’ampliamento della fatturazione elettronica a tutte le aziende ed agli artigiani ed ai professionisti con partita IVA è stato attuato a gennaio 2019, ponendo il nostro Paese quale apripista in Europa, visto che lo stesso l’obbligo verrà esteso agli altri Stati membri dell’UE solo a partire dal prossimo anno.

A proposito dell’obbligo che, per quanto detto, coinvolge l’intero sistema economico del Paese, è opportuno ricordare che certamente non costituisce una fattura elettronica la mera immagine, il pdf del documento o altri formati “fai da te”, i quali espongono il soggetto obbligato alle sanzioni previste per l’inosservanza delle norme.
La fattura elettronica è solo quel file trasmesso mediante l’utilizzo di uno specifico protocollo elettronico standard, definito, oltre che dalla Agenzia Italiana per la Digitalizzazione, anche dall’Agenzia delle Entrate e messo a disposizione dai soggetti accreditati.

Chiunque debba inviare una fattura elettronica deve affidarsi ad un intermediario, accreditato presso Sogei tramite un canale elettronico su cui transitano le fatture attive e passive e le notifiche. La scelta dell’intermediario dovrà tenere conto di:

• Affidabilità: avere un riconoscimento istituzionale, quali Sogei e AgID.
• Praticità: il software di fatturazione disponibile deve essere semplice, veloce, funzionale.
• Versatilità: i contribuenti coinvolti appartengono a tutte le categorie, quindi il sistema deve contemplare le diverse esigenze di benzinai, esercenti in generale, liberi professionisti.
• Completezza: il programma per la fatturazione elettronica deve comprendere tutte le fasi, cioè la compilazione della fattura, l’invio, la verifica dello stato (trasmessa, in errore, accettata…) e la raccolta delle notifiche, la conservazione a norma.
• Assistenza: soprattutto all’inizio occorre prendere confidenza col nuovo sistema e con tutte le rigidità imposte da un sistema informatico; per questo è importante un servizio di assistenza che sappia guidare i primi passi e interpretare gli inevitabili errori, consigliando le soluzioni migliori.

Le esenzioni dalla fatturazione elettronica sono pochissime e anche chi non ha l’obbligo è incentivato a passare alla fatturazione elettronica con un sistema premiale previsto dalla cosiddetta Manovra 2020.

Il passaggio alla fatturazione elettronica reca, aldilà degli obblighi, una serie di indubbi vantaggi. Il passaggio alla fatturazione elettronica è, infatti, il primo passo necessario e fondamentale verso la dematerializzazione del processo d’acquisto (il ciclo Ordine/Pagamento), grazie al quale tutti i soggetti obbligati potranno conseguire risparmi importanti, sia per l’emissione, che per la stessa gestione del documento fiscale (si pensi, tra l’altro, all’azzeramento dei tempi di compilazione del Registro dei Corrispettivi, così come a quelli necessari per la raccolta e la verifica dei documenti contabili prima dell’inoltro al Consulente).
Secondo una stima dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano, tali economie saranno ancora più evidenti quando i processi di digitalizzazione saranno estesi all’intero ciclo dell’ordine, cosa che dovrebbe partire, almeno per i soggetti che hanno rapporti economici con le Pubbliche Amministrazioni, in tempi brevi.