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Ordini elettronici

Un ordine elettronico è un ordine per acquisto di beni o servizi trasmesso ad un fornitore da parte di un cliente, tramite il Nodo Smistamento Ordini (NSO), predisposto dal MEF (Ministero Economia e Finanze) con DM 7/12/2019, con l’obiettivo di gestire la validazione e la trasmissione in via telematica dei documenti informatici attestanti l’ordinazione, cioè gli ordini di acquisto e gli altri documenti utilizzati nella fase di disposizione dell’obbligazione.
L’obbligo di emissione di ordini elettronici riguarda la cessione di beni (dal 1/2/2020) e la prestazione di servizi (1/1/2021) a tutti gli enti della Sanità Pubblica.
Ne consegue che tutti i fornitori della Pubblica Amministrazione in ambito sanitario devono attrezzarsi per ricevere e gestire ordini elettronici.
La spinta di questa trasformazione digitale, va nella stessa direzione della fatturazione elettronica, per cui l’Italia è riconosciuta all’avanguardia in ambito mondiale, con i flussi che ne ricalcano la metodologia. In questo caso però, la scelta sensata è stata fatta con l’adozione degli standard europei Peppol, in modo da favorire in maniera decisiva l’auspicata interoperabilità dei documenti amministrativi elettronici anche al di fuori del territorio nazionale. Flussi documentali fra PA e fornitori tramite NSO e SDI

Come si trasmettono e ricevono gli ordini elettronici

I canali di trasmissione degli ordini elettronici sono analoghi a quelli in uso per la fatturazione elettronica. La compatibilità con lo standard europeo consente di sfruttare in aggiunta l’infrastruttura di trasporto PEPPOL tramite un Access Point accreditato.
Clienti (PA) e fornitori hanno quindi a disposizione tre modalità per accedere a NSO: tramite PEC, servizi web/FTP o Peppol. La Pubblica Amministrazione può anche utilizzare un portale web tramite accreditamento a SICOGE Enti.
Modalità di trasmissione degli ordini elettronici con NSO
A meno che non si scelga la modalità PEC, che nella fatturazione elettronica ha un ruolo marginale, le imprese e i professionisti fornitori della Sanità Pubblica devono affidarsi ad un intermediario accreditato presso uno dei canali messi a disposizione dal MEF. La scelta dell’intermediario dovrà tenere conto di:
  • Affidabilità: avere un riconoscimento istituzionale, quali Sogei / AgID / Peppol.
  • Praticità: il sistema di gestione ordini elettronici deve essere semplice, veloce, funzionale.
  • Interoperabilità: la digitalizzazione del ciclo d’acquisto deve portare ad effettivi vantaggi nella gestione di tutti i documenti amministrativi, come l’emissione di una fattura a partire da un ordine, senza data entry ridondante di informazioni già note.
  • Versatilità: i contribuenti coinvolti appartengono a tutte le categorie, quindi il sistema deve contemplare le diverse esigenze di benzinai, esercenti in generale, liberi professionisti.
  • Completezza: il programma per la gestione degli ordini elettronici deve comprendere tutte le fasi, cioè la ricezione dell'ordine, l’invio della risposta, la verifica dello stato (trasmessa, in errore, accettata…) e la raccolta delle notifiche, la conservazione a norma. Nonché la compilazione pressoché immediata ed automatica della fattura relativa ad un ordine ricevuto, con tutti gli estremi essenziali (come la cosiddetta TdI, o Tripletta di Identificazione).

Cosa sono gli ordini elettronici

Un ordine elettronico è un documento contenente i dati di business che costituisce il Corpo del messaggio conforme allo Standard Business Document (SBD) utilizzato dalla specifica PEPPOL. Fa parte del messaggio anche la Busta di trasmissione, contenente i dati necessari per il corretto indirizzamento (il Mittente e il Destinatario). Per maggiori dettagli, si rinvia al sito Peppol.
I passi del flusso degli ordini elettronici, come descritti in dettaglio dalle Regole tecniche, sono i seguenti:
  1. L’ente di Sanità Pubblica (ASP, Ospedale…) individua il fornitore ed emette un ordine, che può essere di due tipi: ordinazione semplice o ordinazione completa. Al momento la maggior parte degli Enti utilizza l’ordinazione semplice.
  2. L’ordine viene gestito da NSO e trasmesso al fornitore, tramite il canale telematico scelto.
  3. Il fornitore riceve l’ordine, tramite un intermediario accreditato con NSO.
  4. In considerazione del tipo di ordine ricevuto e di come deve avanzare il processo, il fornitore ha la possibilità di inviare una risposta:
    1. di ricezione,
    2. di accettazione,
    3. diniego,
    4. con modifiche.
Oltre all’Ordine iniziale, l’Ente ha la possibilità di inviare un:
  1. Ordine di revoca,
  2. Ordine sostitutivo,
  3. Ordine di riscontro (per confermare, declinare o sostituire un Documento ricevuto dal Fornitore),
  4. Ordine collegato,
  5. Ordine di convalida (per convalidare una fattura).
Fa eccezione al flusso standard di gestione degli ordini elettronici il cosiddetto ordine pre-concordato, il Documento rappresentativo dell’ordine di acquisto di beni e servizi, emesso dal Fornitore (Mittente) invece che dal Cliente (Destinatario), in accordo con quest’ultimo.
La pre-autorizzazione ad emettere l’ordine da parte del Fornitore, invece del Cliente, può derivare dal contratto (magari per contratti e servizi ricorrenti) o da altro documento (ad esempio, un ordine inviato via fax o via e-mail a causa dell’indisponibilità del sistema informatico che emette gli Ordini elettronici, oppure un ordine perfezionato attraverso una piattaforma di comunicazione telematica) con cui il Cliente conferisce tale facoltà al Fornitore, predeterminando l’ambito e le limitazioni entro cui può essere esercitata.
L’Ordine pre-concordato emesso senza la preventiva autorizzazione del Cliente è privo di effetti giuridici.
Diversi tipi di ordine elettronico
La fase successiva del processo di acquisto consiste nell’emissione della fattura relativa ai beni/servizi oggetti dell’ordine. In una gestione integrata con ordini elettronici e fatture elettroniche gestite sullo stesso sistema, la fattura sarà emessa condividendo tutti i metadati già presenti sull’ordine, evitando la ripetizione di data entry, limitando gli errori, velocizzando le operazioni.

Formato dell’ordine elettronico

Oltre a provvedere al loro recapito, NSO verifica che i documenti trasmessi siano stati correttamente formati e che contengano tutte le informazioni necessarie al loro successivo utilizzo nelle fasi di fatturazione e pagamento.
Per i tre processi descritti sopra, Ordinazione semplice, Ordinazione completa, Ordinazione pre-concordata, grazie allo standard PEPPOL BIS versione 3.0 sono disponibili tre tipi di documento: Ordine, Ordine pre-concordato, Risposta.

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