Ordini elettronici

Oltre alla gestione degli ordini elettronici tramite NSO, la compatibilità con lo standard europeo consente di sfruttare in aggiunta l’infrastruttura di trasporto PEPPOL tramite un Access Point qualificato.
NSO ha la capacità di interfacciarsi con Peppol, quindi per i service provider italiani è quasi del tutto trasparente l’accesso a Peppol, in quanto basta sottoscrivere un accordo di integrazione con NSO, che recapiterà tutti gli ordini ricevuti tramite rete Peppol. L’eccezione è rappresentata dalla regione Emilia-Romagna, come vedremo più avanti. Clienti (PA) e fornitori hanno quindi a disposizione tre modalità per per scambiarsi gli ordini: tramite PEC, servizi web/FTP o Peppol. La Pubblica Amministrazione può anche utilizzare un portale web tramite accreditamento a SICOGE Enti.

In Emilia-Romagna è stata istituita l’Agenzia per lo sviluppo dei mercati telematici della Regione, Intercent-ER, con il compito di ottimizzare, razionalizzare e semplificare la spesa per beni e servizi delle Pubbliche Amministrazioni del territorio regionale. Nell’ambito della dematerializzazione del ciclo degli acquisti, per implementare le “misure per la dematerializzazione del ciclo passivo degli acquisti e lo sviluppo della fatturazione elettronica”, Intercent-ER ha realizzato il Nodo Telematico di Interscambio (NoTI-ER) per le Pubbliche Amministrazioni del territorio.
Intercent-ER ha inoltre aderito al progetto Peppol, adottandolo come unico protocollo di interscambio ed è fornitore dei servizi di Access Point (AP) e di Service Metadata Publisher (SMP).
Pertanto riassumendo si può dire che, a parte il caso dell’Emilia-Romagna, un ordine elettronico può essere trasmesso indifferentemente a NSO oppure sulla rete Peppol; il destinatario lo riceverà comunque da uno dei due canali.
Gli Enti del SSN emiliano-romagnoli invece inviano ordini elettronici esclusivamente su rete Peppol: il destinatario deve necessariamente essere in possesso di un id Peppol (es. 0211:IT04384550879) registrato presso un SMP da un AP qualificato. Discorso analogo vale per la modalità di trasmissione dei DDT digitali (documenti di trasporto).

In conclusione, le imprese e i professionisti fornitori della Sanità Pubblica devono affidarsi ad un intermediario accreditato presso uno dei canali disponibili (NSO, Peppol). La scelta dell’intermediario dovrà tenere conto di:

• Affidabilità: avere un riconoscimento istituzionale, quali Sogei / AgID / MEF / Peppol.
• Praticità: il sistema di gestione ordini elettronici deve essere semplice, veloce, funzionale.
• Interoperabilità: la digitalizzazione del ciclo d’acquisto deve portare ad effettivi vantaggi nella gestione di tutti i documenti amministrativi, come l’emissione di una fattura a partire da un ordine, senza data entry ridondante di informazioni già note. Discorso analogo per l’emissione di un DDT a partire dall’ordine.
• Versatilità: i contribuenti coinvolti appartengono a tutte le categorie, quindi il sistema deve contemplare le diverse esigenze di benzinai, esercenti in generale, liberi professionisti.
• Completezza: il programma per la gestione degli ordini elettronici deve comprendere tutte le fasi, cioè la ricezione dell'ordine, l’invio della risposta, la verifica dello stato (trasmesso, in errore, accettato…) e la raccolta delle notifiche, la conservazione a norma. Nonché la compilazione pressoché immediata ed automatica della fattura relativa ad un ordine ricevuto, con tutti gli estremi essenziali (come la cosiddetta TdI, o Tripletta di Identificazione).

Come detto, per scambiare i documenti elettronici del processo di acquisto (quali ordini e documenti di trasporto) con le Pubbliche Amministrazioni dell’Emilia Romagna, l’Operatore Economico deve dotarsi di un Identificativo Peppol, e degli strumenti necessari per l’invio e la ricezione di documenti. Lo strumento sicuramente più adatto per una gestione integrata con i sistemi informativi e le applicazioni amministrative aziendali è la sottoscrizione di un contratto di servizio con uno degli Access Point tra quelli accreditati dalla Peppol Authority Italiana (AgID).
Il sistema Peppol è diviso fra una parte centralizzata, di cui l'azienda non deve preoccuparsi, come il Service Metadata Locator (SML), attualmente gestito dalla Commissione Europea, elemento unico che gestisce tutti gli “indirizzi” (con un sistema basato sui DNS, analogamente al modello di funzionamento complessivo di Internet) dei soggetti attestati sull’infrastruttura; ed una parte distribuita, come l'Access Point (AP) e il Service Metadata Publisher (SMP), che invece devono essere scelti dall'azienda.
L'AP scelto diventerà quindi il “nodo” che gestisce lo smistamento e l’inoltro dei documenti su Peppol per conto dell'azienda. Ogni AP metterà a disposizione dell'azienda un'interfaccia web per gestire i documenti elettronici o una libreria (API) a cui accedere dai propri sistemi gestionali. Sarà poi l'AP ad occuparsi di censire l'id Peppol dell'azienda sul SMP di riferimento, che non è altro che un registro dove indicare per quali tipologie documentali (ordini, DDT) l'AP gestisce per conto dell'azienda.

Un ordine elettronico è un documento contenente i dati di business che costituisce il Corpo del messaggio conforme allo Standard Business Document (SBD) utilizzato dalla specifica PEPPOL. Fa parte del messaggio anche la Busta di trasmissione, contenente i dati necessari per il corretto indirizzamento (il Mittente e il Destinatario). Per maggiori dettagli, si rinvia al sito Peppol.
I passi del flusso degli ordini elettronici, come descritti in dettaglio dalle Regole tecniche, sono i seguenti:

1. L’ente di Sanità Pubblica (ASP, Ospedale…) individua il fornitore ed emette un ordine, che può essere di due tipi: ordinazione semplice o ordinazione completa. Al momento la maggior parte degli Enti utilizza l’ordinazione semplice.
2. L’ordine viene gestito tramite il canale telematico scelto e trasmesso al fornitore.
3. Il fornitore riceve l’ordine tramite un intermediario accreditato.
4. In considerazione del tipo di ordine ricevuto e di come deve avanzare il processo, il fornitore ha la possibilità di inviare una risposta:
   1. di ricezione,
   2. di accettazione,
   3. diniego,
   4. con modifiche.

Oltre all’Ordine iniziale, l’Ente ha la possibilità di inviare un:

1. Ordine di revoca,
2. Ordine sostitutivo,
3. Ordine di riscontro (per confermare, declinare o sostituire un Documento ricevuto dal Fornitore),
4. Ordine collegato,
5. Ordine di convalida (per convalidare una fattura).

Fa eccezione al flusso standard di gestione degli ordini elettronici il cosiddetto ordine pre-concordato, il Documento rappresentativo dell’ordine di acquisto di beni e servizi, emesso dal Fornitore (Mittente) invece che dal Cliente (Destinatario), in accordo con quest’ultimo.
La pre-autorizzazione ad emettere l’ordine da parte del Fornitore, invece del Cliente, può derivare dal contratto (magari per contratti e servizi ricorrenti) o da altro documento (ad esempio, un ordine inviato via fax o via e-mail a causa dell’indisponibilità del sistema informatico che emette gli Ordini elettronici, oppure un ordine perfezionato attraverso una piattaforma di comunicazione telematica) con cui il Cliente conferisce tale facoltà al Fornitore, predeterminando l’ambito e le limitazioni entro cui può essere esercitata.
L’Ordine pre-concordato emesso senza la preventiva autorizzazione del Cliente è privo di effetti giuridici.
La fase successiva del processo di acquisto consiste nell’emissione della fattura relativa ai beni/servizi oggetti dell’ordine. In una gestione integrata con ordini elettronici e fatture elettroniche gestite sullo stesso sistema, la fattura sarà emessa condividendo tutti i metadati già presenti sull’ordine, evitando la ripetizione di data entry, limitando gli errori, velocizzando le operazioni.

Oltre a provvedere al loro recapito, NSO o l’AP Peppol verificano che i documenti trasmessi siano stati correttamente formati e che contengano tutte le informazioni necessarie al loro successivo utilizzo nelle fasi di fatturazione e pagamento.
Per i tre processi descritti sopra, Ordinazione semplice, Ordinazione completa, Ordinazione pre-concordata, grazie allo standard PEPPOL BIS versione 3.0 sono disponibili tre tipi di documento: Ordine, Ordine pre-concordato, Risposta.